两个黄鹂:助力校区管理升级,校管家帮助两个黄鹂更好地服务学生和家长

商业 来源: 2021/9/1 5:03:12 阅读:87


  一、 关于两个黄鹂

      地区:北京

  网址:www.2huangli.cn

  成立时间:2010年5月18日

  校区数量:4个直营校和300+合作校

  北京两个黄鹂教育科技有限公司(以下简称“两个黄鹂”) 是一家以少儿口才培训为主营业务的素质教育连锁企业。

  两个黄鹂成立于2010年5月,属于国家高新技术企业,公司拥有国家商务部颁发的特许连锁经营资质。

  经过十多年的努力,两个黄鹂已发展成为全国少儿口才培训行业有影响力的品牌,两个黄鹂有强大的自主研发能力,独立研发了多套成体系的课程。拥有数十个著作权登记证,在全国拥有几百家教学合作机构。两个黄鹂建立了OMO教学模式和运营模式,开展线下连锁经营(直营连锁和特许加盟连锁)和在线口才培训教育相结合的业务形态,形成了一套科学有效的标准化运营体系,为学员家长提供良好的服务,为合作伙伴提供全方位的支持。


  二、彻底堵住了学校的财务漏洞

  2019年,我们开始和校管家合作,当时素质教育开始兴起,两个黄鹂的课程体系受到越来越多家长的欢迎和喜爱。涌入大量的客户,对两个黄鹂当时的管理方法造成了“过载”。两个黄鹂的技术团队短时间内很难研发出一套成熟、完善的校区管理系统。但校区的管理问题必须马上解决,给家长和孩子一个完美的交付。我们亟需一个可以帮助我们完成学校标准化运作的工具,最后选择了校管家。

  在一段时间的使用后,校管家系统弥补了我们在管理方面的不足。完善的系统提高了客户的服务体验,得到了家长更大的认同。校管家系统满足了我们在校区管理中的所有需求,同时具备良好的使用体验:

  1. 校管家系统灵活性强

  • 丰富的解决方案

  无论是校区发生什么样的情况,校管家系统内都有解决的方法,灵活的满足我们的需求。

  比如前台收费,有的客户费用可能不是一次性交完,会分成多笔来支付:

  今天先交一部分定金,后期再补齐尾款。那我们就会将定金录到电子钱包里,这样等他补齐尾款的时候,我们再报课程,收费的时候用电子钱包冲抵一部分,然后再实际补齐尾款,就很方便灵活。

  • 分类灵活,及时追踪客户状态

  数据分析对于管理层做出正确决策,有很强的指导性。基于此,我们录入意向客户时,新增了很多的状态分类,并且根据我们学校的习惯,自定义了许多字段。

  这样,我们不仅可以很直观的看见每个意向客户的状态,在后续做数据有效性、转化率等分析时,管理者可以快速精准的追踪到想要的数据信息,提高了校区的对客户的服务能力。

  • 灵活划分权限管理,保障信息安全

  通过权限分层控制,我们可以最大限度保证学校数据信息的安全性。

  我们设立了管理员岗位,将最高权限归口到一个人,针对不同的岗位灵活设置不同权限。这样不仅安全漏洞堵住了,而且不同老师的后台只有需要特定操作的版块,上手也更容易。

  2.弥补了校区财务管理方面的不足

  财务直接体现了学校的运营状况,财务管理严谨规范,学校管理者和校长才能准确及时感知学校运营健康与否。

  在使用校管家系统之前,我们直营校财务管理环节存在一定的管理漏洞,但缺乏有效的解决方案。

  如对于招生老师实收金额、排课扣减金额、单据填写金额等数据的核对需要大量的时间,有时金额录入错误,给校区造成了很大的人力成本和一定的财务损失。

  对我们来说杜绝这些漏洞,当时存在2个难点:

  1.如何在一个系统走完所有业务流程

  因为从管理的角度来说,从意向客户到收款到排课、课消点名这一个流程,必须要在一个固定的通道完整走完,中间不能允许任何人改动,才能实现一个学校的标准化、规范化运作。

  有任何一个业务环节信息孤立,中间就会产生很多的漏洞。

  2.如何把控每个环节是否符合学校要求

  只有每个业务环节都规范了,才能及时发现漏洞产生的地方,去修补它。

  现在,通过校管家,我们可以彻底堵住这些漏洞了。

  首先,从意向客户录入、到收费、排课、课消、对账查账,每个环节都可以通过校管家完成。

  我们制定了从收款录单到财务对账,甚至赠送课时等每个环节的财务确认流程,使整个流程更为透明、规范。

  比如校区录完收款单之后,每一笔单据都要经过财务的审核,只有符合收款标准的,金额无误的单据财务才会进行确认,否则即使录了也会被删掉。转课类等其他单据校管家管理员也会一一审核,保证合规。

  给学生赠送课时,同样需要录单,直接选择收款金额为0,然后选择类别赠送,这样一个完整的收款单会转到财务,由财务确认同意。

  对于超出规定的课时赠送,我们需要额外审批申请,相关负责人同意后才可以进行录入。

  这样,通过规范操作和严格的审核,我们用校管家堵上了学校财务中可能存在的漏洞,避免损失。


  三、业务流程标准化,查账对账更高效

  前面我们说到,我们业务的每个环节都需要标准化,这样来保证数据信息精准,呈现给管理者的数据才是真实有效的。

  但是校区业务环节,从意向客户录入到收费录单到排课课消到查账对账,这么庞大一个环节,怎样才能保证每个业务环节都是标准化的呢?

  1. 规范岗位操作,保障每个环节都有标准、节点

  真实、可量化、可衡量的数据一定会反映业务某方面的情形。所以我们在录入数据-数据流转-数据输出的每一个环节,都需要清晰精准的描述出业务的现状。

  为了做到这一点,我们对各个业务环节都设置有一个操作的规范、操作的时间节点。

  例如收款怎么收,入口在哪里,配上截图和步骤;分配的意向客户要在3天内跟进,否则会收回这个客户……

  每个岗位,都有相应的介绍,并形成操作文档。

  每来一个新人,还会有一天专门的系统培训学习,保证他们对系统有一个基础的了解,能尽快上手操作。

  2.用“筛选查找”提高审核、查账对账效率

  标准有了以后,我们还需要审核监督机制,来最终确保所有数据的准确性,所以对账和查账工作非常重要。

  在使用校管家收银管家之前,我们使用其他的收银软件。

  一到月底查账,需要三四天,加班加点的核对2套系统的账单信息,还需要频繁的和各校区教务沟通出错的情况。

  使用了校管家的收银管家后,我们随时可以查账对账,每天仅需要几分钟,就可以完成头天的对账工作。

  这是因为校管家系统内的“筛选查找”功能。

  首先,校管家系统内,学员信息、缴费金额、账单一一对应,不会错交漏交。

  后期我们可以筛选查找各项需要数据,并能下载需要的数据,作差核对,这样对账更效率。

  比如我们查账时,发现有的家长缴费金额不对,通过“查找”姓名我们就能很快锁定这个家长,找出到底是哪个环节出了错,查找问题非常效率。


  四、关键数据及时感知,助力校区精细化运营

  1.以课程和服务保障出勤

  学员的出勤率一直是校区关注的问题。很多时候,孩子任性,家长不重视等都会直接影响出勤率。不仅影响孩子的学习进度,也会对校区的课消速度、运营成本产生影响,学校收入的确定性也会降低。

  所以每个月我们会特别关注校区的出勤率,每个学生每学期都有2次请假的机会,以前我们需要一张表格一张表格去核对查看,费时间且不方便,所以很难及时监督到孩子的出勤情况。

  现在我们用校管家系统,定期查看孩子的出勤情况,多少次没来上课,数据清晰明了。

  为了保障孩子的学习效果,提高出勤率和降低校区管理难度,我们首先在课程内容和授课方式上进行了提高。

  自研发起,两个黄鹂的课程进行了4次迭代,课程内容具有时代性和趣味性。在课程上,纷,采用模块化训练体系和“3+5”教学法,让孩子更好的融入口才学习环境,培养孩子的兴趣。同时通过舞台表演,正向反馈等建立孩子的自信心和学习兴趣。

  同时我们和家长建立了通畅的沟通渠道,及时让家长了解孩子的学习进度。普及语言学习的重要性,增强家长在孩子学习过程中的参与度。帮助家长与孩子建立了共同学习的平台,增强了亲子关系。

  另外我们也会安排一些社会实践课,在社会实践中全面提升孩子的沟通能力和心理素质,在真实的社会场景下完成孩子沟通技能的内化。

  通过这些课程的精进和服务体系,提高了家长满意度和课程评价。

  2.紧盯升班,教学服务更精细

  升班升级率能有效评估教学服务效果,所以每次开学的时候,我们都会对学员进行一次升级升班操作。

  这个时候是我们教务最忙的时候,一个校区就有400多名常规班学员,我们需要拿着班表一个班一个班去操作升班。

  校管家的一键转班功能,将我们需要一周才能完成的升班工作量,直接缩减到一天就可以完成。

  比如1级班有个别学员需要调班,我们单独对他进行调班操作,剩余学员原封不动的一键转班到2级班,就直接完成升班升级工作了,工作量减少了,工作效率提高了。

  接下来,两个黄鹂也会根据学校发展和孩子的教育需求,在校管家系统内匹配更多的功能,让学校运营更为标准化、规范化,为孩子和家长更好的服务。



相关文章