甘肃武威阳光教育:校管家帮助校区实现了透明化管理

教育 来源: 2020/7/10 10:11:12 阅读:69

  关于甘肃武威阳光教育

  甘肃武威阳光教育集团是一家集九年义务制教育、中小学英语培训、全科特色辅导、幼少儿启蒙教育与智力开发、家庭教育咨询辅导、研学旅行及出国留学服务、体育文化产业开发、科教用品专卖为实体的综合性文化教育科技集团。

  集团下设阳光九年制实验学校、阳光英语学校、阳光小新星双语学校、阳光凹凸辅导中心、阳光文理教育中心、金八力高端托管中心、光脚丫研学旅行社、阳光骄子体育俱乐部、阳光科教用品公司等多所机构。集团现有固定资产8000多万元,教学场地30000多平米,专职教职员工300人,同期在校学生近万人,累计培训学员逾50000多人次。

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  信息化建设是一把手工程

  行政人事总监兼董事长助理 金明德

  我们大约是2年前使用的校管家。前期的上线过程可谓是波澜曲折。其中最主要的困难,来源于员工们的抗拒心理。因为信息化系统打破了他们的舒适区和惯性思维,短期内会加重它们的工作任务,所以员工才会抗拒。

  举个例子,以前家长来访,前台只需手工登记就可以了。上系统后,前台需要把信息录进校管家,操作没有手写方便,而且后续的报名、入班等每一步都要在系统里操作,这让他们觉得很麻烦。

  这期间,内部产生过许多质疑、反对的声音,甚至好几次我们都想要放弃。可为什么后来还是坚持下来了?我们认为,信息化建设是一把手工程。也就是说,学校最权威的人,在这件事上,一定不可以动摇,不要因为暂时的困难就放弃。所以当时,董事长给大家明确了2点:

  1、信息化系统一定要上,有任何困难,想办法去克服;

  2、在使用过程中,有任何不方便,都可以与软件厂商去沟通,让他们把工具改造得更加贴合学校的需求。

  明确了这2点后,质疑和反对的声音就少了很多。

  这里还分享一个加速信息化建设的经验:施行分层实施。

  先让前台、教务、财务这三个部门把前期的基础数据建立起来。因为前期真正的难点在于收费、排课、财务这一块;

  接着,再到一线教师队伍中去实施系统,告诉他们如何上课点名等等,这样操作下来就比较简单、轻松了。

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  明确各部门的岗位职责边界

  用上校管家后,我们最大的感慨是,学校各部门的岗位职责边界得到了明确。没用之前,部门与部门之间搅成了一锅粥,经常会有扯皮、推诿的事件发生。

  举个例子,一般而言,开课计划都是由教务部负责,而我们学校却由财务部负责,这是为什么呢?因为没上系统前,教务部的工作没办法透明化、数据化,而课程产品又是学校的重中之重,所有部门中,最以数据为导向的就是财务部了,所以,当时学校就把这项工作交给了财务部。

  这一决策让部门之间产生了很多争论。

  1、越俎代庖,决策容易产生偏差

  按常规来说,学校做开课计划前,都要先去了解一线老师们的带班水平怎么样?家长对课程的反馈怎么样?时间段合不合适等等。这都是教务部擅长的事。但是财务部不会关注这些,而是以时间节点为导向来做开课计划。比如XX老师的班还有一个月就结束了,接下来开什么课程,就直接安排上了。

  2、矛盾会扩散到其他部门

  安排上之后,两个部门的争论就开始了:开这个课合不合适?老师合不合适?而且,这种争论不会只存在于这两个部门,而是像癌细胞一样扩散到其他部门。比如老师不满接下来的课程计划,就可能存在人员异动,这会牵扯到人力资源部门;课程产品与招生息息相关,这会牵扯到市场部门……在这一个决策上,各部门就已经搅成了一锅粥,更别提其他了。

  校管家系统上线后,一是让各个版块的工作都能以数据化的形式呈现,像之前教务工作不透明的情况再也不会出现了;

  二是把每个版块都划分得特别清晰,部门与部门之间职责的交叉性很少,分工更合理,不会再出现“越俎代庖”的情况。任何环节出了问题,也更容易追根溯源,推诿的现象大大减少了。

  另外,校管家帮助管理者梳理了一条清晰的管理线,这大大增强了管理者的全局思考能力,这杜绝了很多错误决策(如前面提到的由财务部负责开课计划)的产生;

  同时,校管家也加速了各部门之间的融合,学校宣布任何举措时,员工比之前更能理解这背后的逻辑,部门不再各自为战,而是融合在一起,成为一支团结一心的“军队”。

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  绩效考核有据可依

  没有使用校管家之前,老师们做家校沟通,主要通过微信或电话回访后,手动填写沟通表来完成。既加大了工作量,又存在管理漏洞。

  因为当时学校有1万多名学生,管理层不可能去追踪每张表背后的真实情况。有的老师为了图省事,可能根本没有做回访;有的老师为了拿到更高的绩效工资,会夸大事实。

  所以,以前经常出现这种矛盾现象:某些老师一直强调其家校沟通工作做得有多好,但学生就是不续费。管理层也无从考证,很是头疼。

  用上校管家后,我们要求所有的家校沟通如互评、作业等都要用师生信。一是减轻了老师们的工作量,二是实现了管理透明化。比如教研组组长每天可以从后台查看老师们的师生信评价数据:差评有多少?五星好评有多少?分别是谁?都看得清清楚楚。从此,管理层对老师的绩效考核有了数据支撑。

  有了师生信,家长和学校之间的沟通也实现了透明化,这让家长对我们品牌更加信赖;同时,老师也可以实时看到自己的沟通数据,这促使他们更积极地去做好家校服务。

  


  网报商城解决续费难题

  以前,学生要续费,家长必须来校区交学费,这给我们造成了不小的困扰:

  1、前台排长队

  因为大多数家长平时要上班,都是周末扎堆来学校续费,这个时期,来学校的学生也多,所以,前台经常被堵得水泄不通,这导致交费速度很慢,家长的体验差。

  2、资金风险

  有些家长没时间来学校续费,会把钱打给带课老师,这存在资金风险问题。

  后来,用上校管家的网报商城后,问题解决了。我们预先将课程上架到商城,再把链接发给家长,他们在家就可以续费,非常方便。同时,我们也要求,各校区不能由老师代收学费,统一上网报商城来续费,这解决了资金风险问题。

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  CEO的这2句话,让我十分感动

  在这次疫情期间,校管家的义气相助,也让我们十分佩服。我们学校在整个甘肃省来说,是最具影响力的培训机构之一。疫情期间,我们积极响应停课不停学的号召,免费为当地的学生开放线上公益课程。

  为了保证教学质量,我们要求线上课所有的操作流程都和付费学生保持一致,都在校管家里排课、上课、布置作业等。可这也带来了一个新问题:学员激增,而系统里的学员容量有限,这该怎么办呢?后来,我看到校管家在公众号上宣布:2月份对所有的用户免去系统使用费。我就在想,这家企业还是挺有责任与担当的,于是给CEO邵总打去了一个电话。

  整个通话时间只有1分半,其中1分钟都是我在描述现状,邵总只说了两句话:“金老师,您是不是希望我们给与支持,不要去限你们学校的容量,直到疫情结束?”

  我说是的。邵总紧接着说:“没有问题。在这种情况下,你们如此大爱,能免费开放线上课程给需要的学生,我们校管家也要义不容辞地支持你们!”

  听完这2句话,我非常感动。因为疫情期间,我们接触了很多线上平台,有好些都是趁火打劫,让我们很失望。而校管家不同,它不是一家唯利是图的企业,它对社会有着深深的责任感,这种价值观与我们阳光教育集团不谋而合,我们非常庆幸选择校管家作为合作伙伴。

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