书城培训:校管家带来规范、灵活的工作模式

教育 来源: 2020/7/1 10:26:10 阅读:68

  关于书城培训

  书城培训成立于1999年,是一家针对4-12岁青少年,开展素质教育培训的机构,涉及少儿美术、少儿英语、小主持人、跆拳道、少儿舞蹈和少儿器乐等多项热门课程。

  书城培训现教学范围辐射罗湖、福田、南山、宝安、龙华、龙岗等六区,共设十一个校区,教学面积16000余平方米,年培训学员40万余人,多次被评为全国优秀教育机构和值得骄傲的深圳本土著名教育培训品牌。

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  规范了收费模式

  运营总监 陈晗

  书城培训用校管家4年了,我们的收费模式与4年前相比,有了重大改革。

  之前,我们用的是单机版收费系统,很不方便:

  (1)功能孤立:只能用来收费,其他诸如排课、课消都无法关联,并没有减轻大家的工作量;

  (2)收费报表不便查询:只能看到总收费金额,单条的明细看不到,得一条一条去查;

  (3)各分校只能自主定价,带来安全隐患。

  由于系统是单机版,校区与校区之间信息不互通,作为总部,无法用该系统管理各分校的收费。所以当时,各个校区都是自主定价。长此以往,管理层逐渐发现了隐患:

  为了增加营收,分校的校长们大多会倾向于做很多折扣活动,不计成本地招生,来增加预收款。大家都知道,预收款只有在学生课消了之后,才能真正变成学校的收入。这种只管营收,不管教学和服务的做法,可能导致学校未来“青黄不接”。而这个过程中,校长可能拿着预收款就跑了,这给学校带来了很大的隐患。

  所以,书城培训下定决心要统一各校区的收费模式,于是用上了校管家。

  校管家收费系统很智能,不再是孤立的,能无缝链接学员管理、课程、排课、课消等版块;同时,支持多维度筛选、查询,收费报表的展现非常清晰;除此之外,收费方式也是非常灵活的:同课不同价、收费有效期、折扣优惠……方便学校开展各种营销活动。比如设置有效期,可以促进客户下单;同课不同价,给了我们一个新的收费思路。

  抢报前,总部会把课程、收费规则都设置进系统里,各分校不用再自己创建,只需要选择+组合,就可以轻松开展营销活动。

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  意向客户的传承与管理

  校管家中的意向客户管理也十分好用。没有使用之前,来访的客户信息,我们都是通过手工记录,不便保存,容易丢失。

  比如有的家长当时意向不是很强烈,隔了3个月之后再来咨询报名,可前台已经找不到他的信息了,这可能让家长顿感失望,觉得不受重视,学校不专业,从而放弃报名。

  另外,如果前台员工有异动,他跟进的客户无法被传承给新员工,这也导致学校之前的努力都打了水漂。

  用上校管家后,我们要求,无论是上门拜访,还是线上线下活动获取的客户,全部要录入系统,同时要随时更新沟通进度。这很好地解决了信息保存问题,即使员工离职,我们可以在系统里调换主责任人,新员工看沟通记录就可以继续跟进。

  作为总部,我们也可以清楚地知道,各分校每天大概会吸纳多少意向客户,以进行管理追踪与及时的干预。

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  师生信解决课消纠纷

  以前,书城培训采用的是手工上课点名计算课消,经常会有一些“小插曲”发生。有一次,一名家长来前台查询孩子的课消。查完之后,他质疑了某天的真实性,说那天孩子请假了,没有来,接着拿出一个日历作证。原来孩子每上一次课,他都在上面打了勾。如果当天孩子有作品保存在学校,老师还可以拿出来对证一下,但大多数情况下,学校只能认了,这也给学校带来了一定损失。

  用上校管家的师生信后,这种情况再也没有出现了。老师上课通过校管家系统点名后,家长在手机端会收到一条推送消息,告知孩子已签到并计算课消。同时,老师还会拍一张照片,通过师生信一键推送到手机端,有了双重“证据”,课消纠纷自然就没有了。

  师生信除了能解决课消纠纷,也方便维系家校感情,以及管理者考核老师的服务工作。

  之前老师与家长沟通,主要靠微信群,无法做到完全的一对一沟通。现在,我们要求老师上完课后要用师生信对学生进行评价。首先,评价维度很丰富:打星、文字、语音、发送孩子上课照片、视频等,家长能真正感受到老师的用心,从而对学校更加信任,提升续费率;其次,老师可以批量操作,一键发送,大大提高了评价效率。

  管理者考核时也很简单,只需定期从师生信导出评价数据,就可以一目了然地掌握大家的沟通情况。

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  让我们惊喜的小功能

  校管家几乎每周都会更新新功能,我们惊喜地发现,很多小功能解决了学校的大麻烦。

  1、不允许结转退费

  这是最近上线的一个新功能,我们立马就用上了。书城经常会做一些活动课程收费,比如美术考级课程。因为前期,机构预先有了投入,所以这种课程,我们是要求不能结转退费的。之前没有该功能,操作退费时,我们无法监管这笔钱是真的退给了家长?还是中饱私囊了?现在我们可以直接把这课程设置为不允许结转退费,这解决了学校的一个财务漏洞。

  2、预制订单

  很多家长工作繁忙,经常忘记或不方便来学校续费,通过私人微信转账也有资金安全隐患。于是,学员常常“欠费上课”,这给我们的工作带来了很多不方便。后来有了预制订单,我们会在系统后台,生成该课程的续费订单,推送到家长的手机上,他们足不出户就可以完成缴费。既方便了家长,也让学校资金有了安全保障,除外,还节省了很多沟通成本,老师们不用再尴尬地用电话、微信一遍遍催费了。

  3、1对N可视化排课

  书城培训是一家以艺术类培训为主的机构,课程大多是1对1和1对多,这种课程的时间灵活度很高,因为要根据学生的空余时间来排课,所以临时调课的情况经常发生。有了1对N可视化排课,相当于该老师这一周的时间段都展示在版面上,什么时候空闲,什么时候有课,都一目了然,更方便排课。需要调课时,老师只需拖拽学生名字到预选时间区域,即完成了修改,这种排课方式更加直观,更加灵活。

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  校管家让书城培训的经营模式更加规范化,既提高了工作效率,又堵上了学校的漏洞,我们成长的步伐迈得更稳健了。



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