培训机构现金流安全的第一关该如何守住?校管家是这么解决的

公司 来源: 2020/3/20 16:05:39 阅读:87

最近,由孙俪、罗晋主演的电视剧《安家》火了,上线以来,全网播放量已突破42.5亿。

该剧的编剧是著名作家六六,据说,剧中的所有故事人物都有原型,是六六一个个采访后改编的。

到目前为止,最让人感动的人物之一,就是将“信守承诺"贯彻到底的耿管家了。

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《安家》中的耿管家

俗话说,受人之托,忠人之事,在主人远去国外,无人监督的情况下,耿家3代人71年如一日地看护着主人托付的向公馆,这份自觉践行承诺的契约精神,令人动容不已。

对家的打理,耿家人可谓是鞠躬尽瘁。因花园里的花草树木要定期修理,为此,耿家三代都学会了修剪;

为了修房子,耿管家还不惜贴上自己几十年的工资,连退休金也搭进去了。

由衷地说,耿家三代人,真是忠心不二、值得托付一生的好管家。

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看完这个故事,我相信每个学校管理者,都希望自己能拥有这么一位“铁杆”员工。

可现实情况是,别说铁杆了,就是要保证学校的员工能满打满算干完2年,都是一件困难的事,因为,教育培训行业的员工离职率,实在是太高了。

数据为证,蛋壳就业规划平台发布的《2015离职调研报告》数据显示,2015 年员工平均离职率为 17.7%, 教育培训行业离职率则高达 23.4%。

先不说复杂的教学和服务环节,就拿一件再简单不过的事——收学费来说,离职的导火索就无处不在。

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收费环节的离职导火索

除了离职效应,收学费环节管理的不清晰、不及时,也容易导致财务漏洞。

比如学校为了方便家长交费(教育部规定预收学费不得超过3个月)、方便财务核对账单,学校会让招生老师先通过自己的支付宝、微信代收,再把钱转给学校财务。

但这中间,因为存在漏洞,可能会让学校蒙受巨大的经济损失。 

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收费环节财务漏洞

真实案例比比皆是:

深圳某1000人的跆拳道学校,招生人员存在瞒报漏报情况,财务初步估计,每个月有1-2万元的金额对不上;

深圳某300人的艺术学校,一名前台老师收了学费,卷款离职了,直到家长找上门来,学校才发现,但人已经找不到了。

如果把学校比喻为人体,现金流就好像人体的血液一样重要,它关系着学校的生死命脉:

1.误导决策

比如校长不清楚现金流真实状况,采取大规模扩张,后续可能因为资金供给不上而造成服务断层。

根据招商银行研究院不完全统计,截至2019年11月19日,国内被媒体爆出宣布破产的连锁教培机构高达29家,包括嘉亿舞蹈学院、新爱婴、莎翁少儿家庭英语、朋恩日托、疯狂老师、学霸一对一等;

2.丧失与资本市场对接的机会

如果学校未来要与资本市场对接,这种“不良纪录”会严重影响学校的信用评分评级,导致学校与资本的合作磕磕绊绊,甚至中途夭折;

3.被政府部门列入违法违规经营

现金流混乱,还有可能被政府部门打入“黑名单”。2017年,上海在对教培机构进行整治时,某机构就因此被要求停业整顿。

许多学校为了保证收费环节的现金流安全,增加了监管、核查力度,但随之带来的运营、管理成本,也水涨船高:

长春某5万人的外语学校,为了防止招生人员与家长私下交易,学校成立了专门的稽查部门,每天,稽查部门脚不沾地地往返各个校区,检查财务漏洞;

武汉某万人大校,光一个分校的财务就有5个,可即便人手有这么多,手工对账的工作依然超负荷;

衡阳某连锁学校,其分校多分布在偏远乡镇,为此,校长每天驱车上百公里,往返各个分校检查核对数据,从来没有在凌晨2点前休息过。

现代管理之父德鲁克说过:管理者常常犯的错误之一,是对某些根本性问题的界定似是而非。


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就像这个收费难题,真的可以通过人盯人、制度约束人的方式妥善解决吗?

或者我换个问法,这个问题,最根本的原因是出在管理不力这一点上吗?

一位有效的管理者,第一步,总是先从最高层次的观念方面去寻求解决方法,而不是“兵来将挡,水来土掩”。

所以,这个难题,真正有效的解决方案,是要从收费源头上堵住漏洞。在如今高速发展的信息化时代,通过计算机就能很好的解决这一问题。

这里,给您推荐一位收银管家,它是校管家系统下的一个收费功能,比《安家》剧中的耿管家更“听话”,能力也更强、更智能。

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收银管家5大优势

1. 钱账一致,堵住财务漏洞

收银管家最大的优势在于,在校管家系统里实现了钱账一一对应,钱账不再分离,从源头上堵住了收费环节的财务漏洞。

通俗来说,当家长来前台进行交费(支付宝、微信、刷POS机等线上形式)时,交的钱会直接打入学校的银行账户,这也避免了中间人为环节造成的资金流失;

收款金额是系统发起生成,前台人员无法修改,只有确定款项收到后,系统收据才会显示收费成功;

如果交费金额和系统里显示的金额不一致时,交费会不成功,这一过程杜绝了任何“暗箱操作”的可能性。

同时,学校的员工也解放了,再也不会出现“录入出错而被罚款”的情况了。

案例:北京某文化培训万人大校

没有使用收银管家前,管理层对于学校的营收实际上没有概念,我们每天只能看到校管家系统里,呈现出来的收钱数,但收的钱在哪,我们不能即时看到。

大多数情况下,只能等当天出纳去银行存钱后,或者第二天才能真切地知道收了多少钱,这其中有很大的管理漏洞,有时候数据对不上。

更有甚者,万一某名工作人员收了钱,人消失了,我们很难追溯。

收银管家上线后,学校非常满意,快速地实现了钱帐统一,通过校管家报名收入的每一笔金额,都是实时入到银行卡上。

作为管理层而言,我们不再需要咨询下面的负责人,对学校营收一目了然,更有利于学校的长期发展跟规划。

2. 一键对账,财务减

收银管家可一键生成对账单,并能智能地按照校区生成对账单。

收据号和收款单号一一对应,可查可追溯。

这大大减轻了财务的工作,同时也减少了学校的财务人力成本支出。

案例:武汉某文化培训万人大校

没有使用收银管家之前,一到月底,各校区财务就需要拿着各校区的小票收据去总部进行对账核账,如果出现一笔账对不上,数据就很难整理,也不容易发现问题。

所以每到月底,财务手工核账的任务就非常艰难,本来两三个财务能干完的活,要增加到四五个。

另外,总部跟分校之前也很难做到规范化的管理。

使用校管家以后,支持校管家一键对账,每笔收款都有详细的明细,能够迅速发现哪笔收费存在问题。

财务的办事效率也提高了,人效高了,学校也节省了人力成本,管理也更加规范化。

除此之外,收银管家的智能还体现在线上支付带来的招生裂变、提升续费率等方面。

有兴趣的校长,可以扫描下方二维码,留下您的联系方式,会有专门的工作人员与您对接。

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《现在,发现你的优势》这本书有这么一句话:人生最大的悲剧,并不是我们没有足够多的优势,而是我们根本没有去发现和利用自己所拥有的优势;

同样,一家企业最大的生存危机,不是因为自身优势不足,而是没有去探索提高优势的方法,或者是知道了,却犹犹豫豫,不立马践行。


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